18 Grandi vantaggi e svantaggi del processo decisionale di gruppo

Le aziende di una varietà di settori stanno adottando un approccio diverso alle decisioni che vengono prese ogni giorno. Invece di mettere questa responsabilità nelle mani di un singolo leader, le organizzazioni si affidano a un gruppo di stakeholder per raggiungere un consenso appropriato. Questo approccio basato sul comitato è più diffuso nelle grandi imprese che vogliono adottare una cultura inclusiva, ma è visto anche nelle PMI di tutto il mondo.

L’obiettivo di prendere decisioni di gruppo è quello di promuovere più orgoglio e buy-in da parte dei lavoratori. Le loro diverse prospettive sono viste come una risorsa nascosta che può aggiungere più forza ad ogni scelta.

Elenco dei vantaggi del processo decisionale di gruppo

1. Consente un feedback sfumato.
Quando le parti interessate hanno l’opportunità di essere coinvolte nel processo decisionale, i gruppi possono ricevere feedback specifici con più sfumature di quanto sarebbe possibile con una scelta unilaterale. Questo processo rende più facile sollecitare idee da diverse prospettive ed esperienze che possono portare a migliori efficienze.

Anche se tutte le idee ricevute dal processo decisionale del gruppo non sono implementabili, le organizzazioni beneficiano di ulteriori opzioni.

2. Le decisioni di gruppo rendono più facile comprendere le esigenze di un’azienda.
Quando un’organizzazione ha una serie diversificata di prospettive disponibili, i partner, gli appaltatori e i fornitori hanno un’idea migliore di cosa aspettarsi da quella società. Le relazioni consolidate con questa diversità portano a legami più forti con tutti i membri del team invece di affidarsi a un unico punto di contatto. Questo vantaggio rende più facile comprendere le diverse esigenze e sfide di ogni reparto, che alla fine si traduce in livelli di fiducia più elevati da parte dei lavoratori.

3. Le aziende non fanno affidamento sulla disponibilità di un singolo individuo.
Se una persona prende tutte le decisioni per un’organizzazione, allora un progetto può fermarsi immediatamente se quell’individuo non è disponibile. Quando un processo decisionale di gruppo è disponibile, i risultati possono continuare a procedere anche quando c’è un’assenza di stakeholder da gestire. Le linee temporali di un progetto non dipendono dal programma di una persona.

Sebbene questo problema possa essere problematico se le procedure o le aspettative per il gruppo non sono strutturate correttamente, la maggior parte delle organizzazioni ritiene che la diversità da un gruppo superi i suoi potenziali svantaggi.

4. Aiuta i dipendenti a sentirsi come se apportassero contributi preziosi.
Quando i leader cercano input e feedback da un gruppo di dipendenti provenienti da vari reparti, allora permette alle persone di sentirsi come i loro bisogni e le opinioni sono sempre sentito. Il desiderio di coinvolgimento produce dialogo, favorendo una cultura che porti alla collaborazione. Se l’opinione di ogni persona è valutata a livello di C-Suite, è probabile che lo stesso risultato si verifichi quando si lavora con i supervisori di middle management e entry-level.

5. Le decisioni di gruppo creano più accettazione per il risultato finale.
Quando un gruppo esprime un’opinione o un’idea da perseguire, allora ha più peso all’interno di un’organizzazione che se un singolo individuo proponesse la stessa opzione. Questo vantaggio è un riflesso diretto del potere che il consenso fornisce. Quando tutti sono in generale d’accordo sugli obiettivi e sui processi che devono essere perseguiti, allora c’è più accettazione del risultato finale.

Si presume che le decisioni di gruppo seguano un processo democratico, mentre le scelte di un individuo possono talvolta essere viste come dittatoriali.

6. Le opportunità di collaborazione derivano dagli sforzi decisionali del gruppo.
Prendere decisioni da parte del comitato crea opportunità di collaborazione che potrebbero non esistere altrimenti in un’organizzazione. L’intera squadra arriva a connettersi tra loro per costruire relazioni più forti che possono portare a scelte migliori per tutti. È una struttura che ispira discussioni sane e sicure in modo che le idee migliori possano uscire da questo processo. Quindi risultati efficienti si verificano perché gli individui sperimentano trasferimenti di abilità mentre la conoscenza di ogni persona viene assorbita da tutti gli altri in quel processo.

7. Si riduce la quantità di sforzo e di rischio che ogni persona assume quando si effettuano scelte.
Un processo decisionale di gruppo diffonde il rischio e la responsabilità in tutto il comitato invece di metterlo sulle spalle di un singolo leader. Questo vantaggio riduce la riluttanza che può accadere in alcune organizzazioni quando devono accadere scelte critiche. Se c’è un consenso disponibile, allora il fallimento non verrà incolpato di un singolo individuo. Ciò significa che c’è più sicurezza sul lavoro con questo approccio, incoraggiando le parti interessate ad essere più creative nel loro approccio ai problemi nella gestione di un progetto.

8. Le decisioni di gruppo consentono alle organizzazioni di beneficiare delle competenze di tutti.
I team possono avere esperienza in una varietà di aree che possono beneficiare l’organizzazione in modi unici. Riunire le persone in un comitato consente a ciascun stakeholder di utilizzare le proprie esperienze personali e professionali in modo che tutti possano beneficiare. C’è anche la possibilità di portare competenze esterne nel processo di deliberazione in modo che il gruppo possa essere responsabile delle decisioni su questioni particolari.

Ciò significa che i membri del comitato tendono a sentirsi più coinvolti con il problema che richiede una risoluzione. Questo vantaggio riduce al minimo la resistenza che può accadere all’interno di un’organizzazione quando devono essere prese decisioni difficili.

9. Conduce il processo decisionale lontano dall’estremismo.
Quando i comitati si riuniscono per prendere decisioni, in genere si traduce in un risultato di un compromesso. Il centrismo è l’obiettivo primario perché è l’unico modo per raggiungere un vero consenso. Ciò rende più probabile che la decisione corretta venga presa per l’organizzazione perché diminuisce i livelli di influenza personale che si verificano durante questo processo. Sebbene le cricche e il groupismo possano avere un impatto negativo sui risultati in qualche modo, i risultati di successo in genere creano livelli più elevati di morale all’interno dell’azienda.

Elenco degli svantaggi del processo decisionale di gruppo

1. Ci possono essere diversi stili di comunicazione che interferiscono con la collaborazione.
Quando si mettono un gruppo di persone insieme per prendere una decisione, allora può essere difficile trovare un metodo di comunicazione appropriato che funziona per tutti. Ci potrebbe essere un periodo di tentativi ed errori in cui un team sperimenta con e-mail, chiamate in conferenza, SMS SMS e riunioni di persona per trovare ciò che funziona meglio.

Non è solo la modalità di comunicazione che può essere uno svantaggio nel processo decisionale del gruppo. Le organizzazioni spesso trovano che i membri di diverse generazioni possono avere aspettative diverse con ogni stile di movimento informativo. Il modo in cui vengono dette le cose può creare tanto attrito quanto l’utilizzo di uno strumento che si sente scomodo.

2. Le decisioni di gruppo richiedono più tempo per essere prese.
Quando le organizzazioni abbracciano il processo decisionale del gruppo, allora stanno guardando un tempo più lungo per arrivare a un accordo. L’aggiunta di più stakeholder può produrre più discussioni e idee, ma può anche diventare una sfida allineare il programma di tutti per rendere questo processo vantaggioso. Le aziende devono costruire il tempo supplementare nel loro programma di progetto per evitare di rimanere indietro sulle aspettative in questo settore.

3. Richiede a ciascuna parte interessata di rimanere aggiornata con le modifiche alle informazioni.
Il processo decisionale del gruppo può evolvere nel corso di un progetto. Nuove persone possono entrare nelle adunanze mentre altri se ne vanno. Quando è necessario recuperare le parti interessate sugli ultimi eventi che stanno accadendo, allora lascia meno tempo per l’intero gruppo per discutere la questione in esame.

I nuovi dipendenti che hanno appena completato il processo di orientamento sono spesso al centro di questo svantaggio. Non solo hanno bisogno di capire dove appartengono nella cultura aziendale, ma queste parti interessate devono anche giocare catch-up con i dati disponibili. Tende ad essere un processo noioso quando non viene gestito in modo appropriato.

4. Le decisioni di gruppo possono portare al pensiero collettivo.
Anche se l’obiettivo di una decisione da parte di un comitato è quello di raccogliere l’esperienza e la competenza di ogni stakeholder, è spesso la voce più forte nella stanza che detta il percorso verso il consenso. Gli individui persuasivi possono ottenere abbastanza supporto per le loro idee, anche se questa soluzione non è la strada migliore per l’organizzazione. Questo problema può portare a risultati inferiori perché dà ancora uno stakeholder più leva rispetto al resto del team quando si arriva a una conclusione.

Il pensiero collettivo può portare un’organizzazione alla rovina quando non c’è il riconoscimento di una mancanza di diversità che si verificano.

5. L’inesperienza può ritardare il processo decisionale con alcuni gruppi.
Alcuni individui possono ottenere incluso con una commissione responsabile per prendere decisioni senza avere alcuna esperienza rilevante. Le pressioni sociali potrebbero indurre questi individui a rimanere in silenzio poiché capiscono che la loro esperienza non rientra nelle categorie desiderate per questi gruppi.

Ciò significa che il comitato potrebbe subire ritardi quando tenta di formulare un percorso in avanti su un progetto. Se uno stakeholder inesperto non ha paura di condividere le proprie opinioni, allora può portare alcuni gruppi verso una conclusione meno ottimale.

6. Alcune parti interessate possono scegliere di non partecipare al comitato.
Le organizzazioni non possono costringere le persone a partecipare al processo decisionale del gruppo. Può incoraggiare le parti interessate a partecipare alle riunioni, ma non c’è modo di controllare il dialogo che si svolge. Quando qualcuno si sente come se non vogliono contribuire, poi spreca il loro tempo e le risorse della società. Pone anche il leader in una posizione in cui potrebbe essere necessario prendere una decisione da soli, nonostante la presenza di un comitato.

Uno dei maggiori contributori a questo svantaggio è l’avversità. Se uno stakeholder ritiene che la propria opinione sia contraria al resto del gruppo, potrebbe rimanere in silenzio piuttosto che rischiare il proprio status.

7. I comitati possono giungere a conclusioni che hanno priorità diverse.
Quando i comitati vengono incaricati di prendere una decisione, la conclusione che tali parti interessate raggiungono potrebbe essere contraria alla missione o alla visione dell’organizzazione. Alcune squadre possono andare in direzioni inaspettate con le loro discussioni. Le organizzazioni potrebbero vedere questa opportunità come un risultato positivo poiché porta a pensare “fuori dagli schemi”, ma può anche perdere tempo poiché l’attenzione si allontana dal progetto o dall’attività che richiede il completamento.

Quando il processo decisionale del gruppo segue un diverso insieme di priorità, un’organizzazione potrebbe scegliere di rifiutare la propria raccomandazione. Questo risultato può portare a comportamenti dirompenti, ridotta efficacia e persino un crollo del supporto degli stakeholder.

8. Può ridurre la responsabilità individuale per il risultato finale.
I singoli stakeholder sono spesso pronti a prendersi il merito quando accadono cose buone, ma sono riluttanti ad essere responsabili di esiti negativi. La riduzione della responsabilità individuale è un potenziale svantaggio che funziona in entrambe le direzioni per un’organizzazione. Quando le persone non riescono a prendersi il pieno merito di qualsiasi idea, allora possono essere meno propensi a condividere le loro prospettive in futuro perché avranno bisogno di condividere il risultato con il resto del comitato.

Quando si verifica un risultato negativo, tutti nel comitato ricevono parte della colpa per la situazione. Se uno stakeholder non ha sostenuto l’idea che è stata implementata e riceve anche critiche per il loro ruolo, possono verificarsi alti livelli di risentimento.

9. I comitati possono causare distribuzioni improprie del potere.
Quando i dipendenti si sentono come se fossero autorizzati a prendere decisioni o condividere esperienze con il loro datore di lavoro, allora quella prospettiva può tradursi nel resto del loro lavoro. Può far sentire alcune parti interessate come se dovessero essere in una posizione di leadership. Questi individui potrebbero cercare di ritagliarsi posti di indipendenza all’interno delle loro descrizioni di lavoro che danno loro più autonomia a scapito della coerenza. Questo problema può portare ad alti livelli di risentimento all’interno del resto del team se il manager o C-Suite non interviene per correggere la situazione.

Conclusione

I grandi vantaggi e svantaggi del processo decisionale di gruppo mostrano che ci sono alcune best practice che le organizzazioni possono implementare per ottenere risultati eccellenti. I comitati dovrebbero essere grandi solo quanto devono essere, con scadenze gestite di conseguenza per concentrarsi sulla produttività. Le scelte devono concentrarsi sui dati e le conseguenze di una decisione tardiva devono essere comunicate chiaramente fin dall’inizio.

Le organizzazioni che stabiliscono le aspettative più chiare per la comunicazione in genere vedono il maggior numero di premi da parte dei comitati responsabili delle decisioni. Prova a impostare più piccoli obiettivi invece di averne uno singolo, grande.

Quindi incoraggia tutti a collaborare mentre lavorano. La diversità fornisce forza solo quando le organizzazioni vedono questa caratteristica come una risorsa.